Из Концепции делопроизводства Кыргызской Республики.
Направлена:
1. В Архив Президента КР за входящим № 01-3/34 от 16.11.2016 г.
2. В Правительство КР за входящим № ОП-871 от 16.11.2016.
3. В Архивное агентство при Государственной регистрационной службе при Правительстве КР за входящим № 01-17/639 от 15.11.2016 г.
Размещена в российском сайте www.proza.ru 10 апреля 2017 года.
Вопросы единообразия оформления документов в конкретной организации (госорган) относительно размера шрифта не должны быть самоцелью, догматом, которые могут ошибочно формироваться при разработке регламента работы с документами в конкретной организации и создавать бюрократический формализм.
В Типовой инструкции по делопроизводству в Кыргызской Республике, утвержденной постановлением Правительства Кыргызской Республики от 3 марта 2020 года № 120 размер шрифта при подготовке документа определён – 12-14. Так, правилами делопроизводства должно допускаться самостоятельно выбирать исполнителем письма или проекта приказа (распоряжения) размер шрифта 12 или 14 в целях достижения эстетичности оформления конкретного документа и рационального использования площади бумаги. Так, если текст документа большим размером шрифта помешается в одну страницу, то рекомендуется набирать 14 размером шрифта (чтобы не напрягать зрение), а не так, что в регламенте работы с документами в данной организации приняли применение размера шрифта 12 для всех документов и 12 шрифтом составить письмо в половину страницы. Наибольший размер шрифта предпочтителен и при отправке факсового письма, чтобы уменьшить вероятность искажения букв при распечатке письма факсовым аппаратом получающей стороной. (Не знаю, может факсовая передача уже морально устарела в связи с появлением системы документооборота infodocs?).
Эстетичность оформления писем. Одной из характерных ошибок является случай, когда текст письма набирают размером шрифта 12, на следующую вторую страницу переходят всего две-три строки или один абзац и вся остальная часть бумаги второй страницы остается пустой, так как вероятно в данной организации Регламентом работы с документами принят размер шрифта 12 для всех видов документов. В целях достижения эстетичности вида письма (приказа) и рационального использования пустующей части бумаги в таких случаях рекомендуется увеличить размер шрифта до 14. Причём такое решение вправе принимать конкретный исполнитель в каждом конкретном случае, но не так, чтобы бюрократические догматические правила единообразия запрещали применять размер шрифта 14.
Также если при наборе текста письма или проекта приказа 14 размером шрифта его общий объём составляет одну страницу и на следующую страницу переходит всего три-четыре строки, то рационально было бы размер шрифта уменьшить до 13,5 и поместить в одну страницу.
Если уж на то пошло, давайте тогда требовать от всех организаций, в том числе от Администрации Президента, Кабинета министров, Жогорку Кенеша и от всех министерств, госкомитетов, административных ведомств, всех госорганов, органов МСУ и всех организаций и учреждений смело и решительно требовать присылать нам письма размером шрифта только 12 или 14, так как в нашей организации принят единообразный размер шрифта 12 или 14 и ещё, прежде чем составить (написать) и отправить письмо в другую организацию, позвонить им и спросить: каким размером шрифта написать вам письмо?
И в заключение о регламенте работы с документами.
…Другой общей проблемой существующих типовых инструкций является то, что после их появления возникает почти объективная необходимость разработки каждой организацией (госорган, орган МСУ) своего регламента работы с документами, что в свою очередь порождает два новых проблем: первое, дополнительную волокиту разработки регламента работы с документами. Второе: из-за индивидуальных регламентов работы с документами, у каждой организации могут возникнуть свои собственные стандарты. И для чего тогда нужно в государстве вести политику Единой государственной системы документационного обеспечения управления? Также замечено, что некоторые авторы (не будем называть учреждение-автора) разрабатывают свою книгу-руководство по правилам делопроизводства и какие только образцовые стандарты не придумывают для всего Кыргызстана. Почему такое происходит? Потому что утверждаемые Правительством типовые инструкции бессильны, неполны и от них мало помощи в самые нужные моменты или в случаях возникновения споров.
В случаях, когда каждый госорган, орган МСУ разрабатывает свои регламенты работы с документами пусть даже на основе официальной правительственной Типовой инструкции или когда некоторые авторы пишут свои книги о правилах делопроизводства, создается риск формирования шаблонных знаний гражданами, отклонённых от основных правил. Имеющий шаблонные знания гражданин рано или поздно поступит на работу в другие организации и он столкнется с другими стандартами.
Поэтому нужно отметить, что хорошо, полно и качественно разработанная инструкция по делопроизводству с полноценными, но не половинчатыми мыслями, вполне может стать таким исчерпывающим документом, что может отпасть необходимость разработки своих регламентов работы с документами организациями и учреждениями, даже если та или иная организация имеет свои особенности и тогда инструкцию можно не называть «Типовой», а «Единой» или «Общей». Всего лишь необходимо дать небольшое разъяснение об особенностях организации, в том числе о разнице между министерством и айыл окмоту, где в айыл окмоту в отличие от министерств нет управлений, отделов, количества сотрудников значительно меньше, от чего меняются особенности подготовки и прохождения проектов документов, тех или иных правил.
В заключение отметим, что принимаемые Правительством (Кабмин) типовые инструкции половинчаты – как сказано выше, многие правила абсолютно отсутствуют. Также вместо, того чтобы способствовать решению проблемы, создают новые проблемы.
Улан ДУЙШЕНАЛЫ
