Из Концепции делопроизводства Кыргызской Республики
Направлена:
1. В Архив Президента КР за входящим № 01-3/34 от 16.11.2016 г
2. В Правительство КР за входящим № ОП-871 от 16.11.2016. Интерес не проявлен, проблемы не решены. Позвонили и спросили «Что Вы хотите?», так как вероятно растерялись и не знали, что делать.
3. В Архивное агентство при Государственной регистрационной службе при Правительстве КР за входящим № 01-17/639 от 15.11.2016 г.
ОБЩИЕ ПРОБЛЕМЫ
Известно, что со времени обретения суверенитета Кыргызской Республикой, постановлением Правительства Кыргызской Республики от 25 августа 1995 года № 370 утверждена Типовая инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству) в Кыргызской Республике. Когда пишущие машины заменены компьютерами, долгие годы не разрабатывалась новая инструкция с учетом преимуществ электронной техники. Лишь в 2012 году постановлением Правительства Кыргызской Республики от 23 июля 2012 года № 517 утверждена новая Типовая инструкция по делопроизводству в Кыргызской Республике. С тех пор Типовая инструкция обновлялась утверждением новых редакций. Затем Постановлением Правительства Кыргызской Республики от 3 марта 2020 года № 120 принята новая Типовая инструкция по делопроизводству в Кыргызской Республике.
Однако, о существовании таких правил делопроизводства основная масса населения, в том числе организации не знают – о Типовой инструкции знают в основном в государственных и муниципальных органах. Таким образом, в частных организациях творится хаос, царят ошибочные знания, именно ошибочные знания передаются не инструктивно от поколения к поколению, в том числе устаревшие советские стандарты делопроизводства. Увидевшие документы государственных органов представители частных организаций считают, что они составлены с ошибками, так как представители частных организаций отстали от жизни, не зная о новых правилах делопроизводства. Типовая инструкция после ее принятия абсолютно не пропагандируется и даже не сообщается населению по телевидению в качестве новости. Она не распространяется среди населения, среди организаций. Но Типовая инструкция, по сути, провокационна, то есть из-за недоработок часто провоцирует споры между людьми, между проверяющими и проверяемыми, что иногда споры перерастают в нежелательные конфликты, особенно среди государственных служащих, тем более не секрет, что государственным служащим характерны интриги.
Во всех случаях разработки и принятия инструкций по делопроизводству существует масса проблем, которые перечислены ниже:
1. Неполнота мыслей, нарушение логики, вынуждающие с трудом домысливать самим людям.
2. Разночтения.
3. Разрушение общепринятых традиционных знаний людей, которое порождает несуществующие новые условные знания и является одной из объективных причин незнания правил делопроизводства.
Объясним на примерах.
Пример первый: У обычного образованного человека после реквизита «Утверждено» логически возникает вопрос в творительном падеже «кем»? И не знающий условия, придуманные в правилах делопроизводства, допускает ошибки в падежах, к примеру, написав министерством, тогда как согласно Типовой инструкции от 1995 года нужно было писать в именительном падеже просто «Министерство», то есть тот или иной документ утвержден не министерстВОМ, а утвержден министерсТВО – налицо противоречие обычным правилам грамматики. Но ведь не каждый человек будет знать о том, что слово «Утверждено» расположено как отдельное самостоятельное предложение и поэтому, наверное, дальше пишется отдельное самостоятельное слово «министерство» в именительном падеже. Благо, что данная проблема инструкцией № 120 от 3 марта 2020 года устранена и будем надеяться, что при дальнейшем принятии новой инструкции такое не повторится.
Пример второй: Также обычный нормальный человек, когда заверяет копию того или иного документа, так и норовит написать «Копия верна», тогда как правила делопроизводства опять-таки неумолимо разрушают нормальные традиционно сформированные знания людей и требует писать «Верно», как будто копия верно в среднем роде, но не в женском роде. Или копия ВЕРНО воспроизведена? Тогда почему нет обоснованного пояснения? Тоже введение в заблуждение традиционно сформированных знаний даже образованных людей. С учетом массовой статистики таких фактов, где повсеместно люди пишут «Копия верна» вместо «Верно», в некоторых государственных органах и даже в министерствах, где, казалось бы, правила делопроизводства должны знать и подавать пример своим территориальным государственным органам, изготовили штамп «Копия верна», предлагается ввести вариант «Копия верна», чтобы, во-первых, не допускать ошибки людей, во-вторых, искусственно не разрушать традиционные знания людей.
Пример третий: Философия краткости, лаконичности и особенности официально-делового стиля хороши. Тем не менее. Приведем пример о реквизите ссылки на исходящий номер отправителя. Хотя данный реквизит заранее наносится на официальном исходящем бланке как постоянная информация, и который, якобы, невозможно его трогать, так как, казалось бы, что все титульные листы готовятся в типографии и берутся на строгий учет. Но это в идеале. Но на самом деле титульные листы готовят и распечатывают на своем принтере сами организации и даже каждый конкретный исполнитель залезает в область постоянной информации официального бланка. Это неудивительно и всем известно. Так, обычный здравомыслящий человек при подготовке ответного письма при ссылке на исходящий номер респондента, так и норовит написать «На Ваш исх. №» или «На Ваш №». Однако правила делопроизводства велят писать сокращенно: «На №» без лишних слов, подразумевая «На Ваш исходящий №». Здесь опять-таки разрушается обычная человеческая логика. Тогда давайте будем весьма краткими и при составлении текста письма вместо «Просим предоставить информацию» писать еще короче: «Просим информацию». Или предложение «О принятом решении просим сообщить по телефону» писать еще короче: «О решении по телефону». Или предложение «предоставить очередной трудовой отпуск И.И. Иванову» писать короче: «Отпуск И.И. Иванову». И как всё это будет выглядеть?
Также правило делопроизводства не предусматривает писать слово «Исполнитель» и вместо этого велит писать просто фамилию и в инструкции от 23 июля 2012 года № 517 и в действующей инструкции от 3 марта 2020 года № 120 фамилию и инициалы исполнителя без слова «Исполнитель». Зачем принижать заслуги исполнителя? Ведь если не разрушать обычную человеческую логику и допускать закономерно возникающие мысли дописывать полнее, то обычный обыватель легче будет усваивать правила делопроизводства, соответственно в документах меньше будет ошибок, так как условно придуманные условные знания были бы ликвидированы. При этом стоит добавить, что на самом деле почти везде игнорируют условно выдуманными правилами и всё равно пишут робко либо «Исп.», либо смело и решительно «Исполнитель» и правильно делают.
Пример четвертый: Отсутствие в Типовых инструкциях очень многих правил:
1) правила написания заявления. Грубейшее упущение, так как заявление является самым распространенным социальным явлением и образом нашей жизни, с которым повсеместно сталкивается каждый человек всех уровней статуса и образованности. Некоторые мигранты в Российской Федерации ПОЗОРЯТ кыргызстанцев, не зная об элементарных правилах написания заявления. В советском делопроизводстве (ЕГСДОУ) было такое правило, где в заявлении предлог «от» не пишется. И в нашем современном обществе распространено спорное мнение о том, что в написании заявления предлог «от» не пишется, также в конце слова «Заявление» якобы ставится точка, где слово заявление пишется со строчной буквы. А в типовых инструкциях абсолютно отсутствует решение этой наболевшей проблемы. Но не все люди знают, что предлог «от» не пишется по той причине, что слово заявление как бы переставлено в другое место, вроде как: Директору школы Иванову Ивану Ивановичу заявление Петрова Пётра Петровича. Для решения этой проблемы предлагается либо внести разъяснение этих правил в типовые инструкции, либо «упростить жизнь» и дать людям волю их традиционно правильному мышлению и писать «от кого». Также предлагается слово «Заявление» писать с большой буквы и без точки, иначе это на фоне общепринятых традиционных знаний будет выглядеть абсурдно и некрасиво, так как не все люди будут знать, что слово «заявление» пишется с маленькой буквы и ставится точка по той причине, что это якобы является окончанием одного предложения вроде: Директору школы Иванову Ивану Ивановичу от Петрова Пётра Петровича заявление (конец предложения и поэтому точка). Также необходимость внесения правил написания заявления в Типовую инструкцию связано с тем, что, почему-то когда заявление пишут на кыргызском языке, очень многие люди пишут следующим образом:
«Менин арыз жазганымдын себеби төмөнкүчө» – «Причина написания мною заявления следующее». И в конце заявления пишут «Арыз ээси» – хозяин или владелец заявления. Как заметно допускают много лишних слов, тогда как на русском языке пишут гораздо проще без вышеизложенных лишних слов. Или заявление не относится к вопросу делопроизводству?;
2) служебной записки. (вопросы, изложенные здесь, устарели, так как правила часто меняются) Об отличии от докладной записки. Однако уже в действующей инструкции от 3 марта 2020 года № 120 определение о служебной записке дано. Традиционно служебную записку писали горизонтально не только между подразделениями, но и вертикально вышестоящему руководителю. А теперь в новом правиле указано, что служебная записка это внутренняя информационно-справочная переписка между структурными подразделениями организации и работниками. Как часто приходится трансформировать знания, опыт, навыки и менять привычки. Этого могло бы не быть, если бы все правила раз и навсегда были разработаны и определены тогда, когда впервые за годы независимости в 1995 году приняли Типовую инструкцию. Вообще докладные и служебные записки пишут кто во что горазд, кто-то с обращением «Уважаемый Иван Иванович!». Кто-то требует в служебной записке заранее проставить реквизит «Согласен». А что делать, если руководитель прочитает служебную записку и выразит несогласие, то заново переписывать служебную записку? Или все-таки докладные и служебные записки нужно оформлять в свободной форме? При этом больше не будет традиционных споров между госслужащими. Или всё же есть определенная форма? И в каком авторитетном источнике ее найти?
3) о телефонограмме; Если в авторитетной и централизованной Типовой инструкции о правилах делопроизводства, утверждаемой Правительством Кыргызской Республики, нет правил о реализации телефонограммы, где прочитать о ней?
4) о составлении акта. К примеру, нет разъяснений по поводу того, в каких случаях составляется простой стихийный акт без образования комиссии вроде: «Мы, нижеподписавшиеся…» или акт всегда нужно составлять по вертикально построенной схеме: «Основание», «Составлен: комиссией (или очевидцами, свидетелями)», «Председатель», «Члены комиссии» и так далее?
5) о постановлении. Где и как расположить реквизит «Постановляет»? К примеру, к слову «приказываю» разъяснение дано.
6) о видах справки, в каких случаях составлять официальную справку (на титульном листе), а в каких случаях неофициальную справку (на маленькой бумажке формата А 5). Важность или неважность указания куда представляется справка или можно ли писать «По месту требования?». В Российском делопроизводстве эти правила для россиян разъяснены, а для кыргыстанцев в Кыргызстане ничего не разъясняются. В Российском делопроизводстве также написано, что такие слова как «действительно проживает», «действительно имеет» являются архаичными и больше не применяются. Также не дается разъяснение о сути справки. Вполне резонно возникает вопрос о том, зачем требовать справку с места жительства, если и без того в паспорте указано место регистрации (прописки)? Тогда смысл справки заключается в том, чтобы установить факт проживания или не проживания человека? Всё это необходимо разъяснить. Иначе в органах местного самоуправления возникал двойной стандарт: не выдавать справку без регистрации (прописки), даже если фактически явно проживает, либо выдавать. В период моей практической работы ответственным секретарем в айыл окмоту замечены следующие относительные факторы: для школы регистрация (прописка) ребенка и его родителей не имела значения, лишь бы ребенок фактически проживал и его примут в школу со справкой с места жительства, чтобы ребенок не стал бродягой. Для родильных домов не имело значение регистрация (прописка) беременной женщины и ее примут на учет. В больницах имело значение регистрация (прописка), так как медицинские препараты распределялись по республике с учетом статистики регистрации (прописки). Для некоторых банков регистрация (прописка) не имела значения, лишь бы человек фактически проживал, чтобы ему выдать небольшой кредит. Для иных банков важна регистрация (прописка).
Интересные факты:
Будучи ответственным секретарем, я всегда решительно выдавал справку, если я знал или знали коллеги или сельчане или его соседи, что человек фактически проживает, независимо от того, куда и кому житель собирается предоставить справку. Моё дело (дело айыл окмоту) подтвердить или опровергнуть факт проживания или не проживания. А каждый банк сам решит, какое решение принимать. В таких случаях дело доходило до абсурда, где некоторые коллеги настоятельно рекомендовали не выдавать справку, если у гражданина не было прописки, так как, если вдруг он сбежит, то кредит придется платить за него. Но в банке тоже ведь сидят знающие свое дело люди. Они и без меня увидят, что в паспорте человека нет местной прописки. Мое дело подтвердить фактическое проживание человека и чего мне бояться-то? Или мне еще надо сторожить этого человека, чтобы он никуда не переехал, так как я выдал ему справку и ответственен за его перемещение по республике?
В связи с вышеизложенными проблемами предлагается определить суть справки как предназначение для того, чтобы определить проживает ли фактически, но не для определения факта регистрации, так как регистрация и так отмечена в паспорте. И тогда в органах местного самоуправления исчез бы двойной подход к выдаче справки. Хотя нет гарантии, что в современном мире высокого темпа миграционного процесса, орган местного самоуправления всегда может точно знать или уследить, проживает ли фактически конкретно взятый гражданин?;
7) термина о заявке;
8) о правилах переноса словосочетаний, где многие допускают характерные ошибки, разделив тесно взаимосвязанные словосочетания, к примеру, разделив словосочетание «Кыргызской Республики», слово «Республики» «отправив» на следующую строку, несмотря на то, что на данной строке хватает места;
9) размер шрифта реквизита «исполнитель». В результате возникают споры между людьми. Предлагается в правилах делопроизводства указать размер шрифта 10, так как это уже оформилось стихийно и стало традицией без всякой помощи пресловутых правил делопроизводства (благо, что уже в действующей инструкции от 3 марта 2020 года № 120 этот недостаток устранен и указан размер шрифта 10). Также предлагается, чтобы на экземпляре письма, остающейся в учреждении, возле или под реквизитом «исполнитель» (не важно, возле или ниже) исполнитель расписывался, это усилит его ответственность за подготовленную информацию;
10) об автобиографии. Или автобиография не относится к вопросу делопроизводства?;
11) о характеристике. Характеристика И.И. Иванова? Характеристика об И.И. Иванове? Или Характеристика на И.И. Иванова? Как располагают реквизиты? Или характеристика не относится к вопросу делопроизводства?;
12) о представлении. Как располагают реквизиты представления? Как пишут правильно, представление на И.И. Иванова или представление И.И. Иванова к государственной награде? Или представление не относится к вопросу делопроизводства?;
13) о составлении договора;
14) о рапорте. Известно, что рапорт применяется, скажем так, в военном делопроизводстве. То есть если сотрудник в гражданской организации пишет заявление, то военный человек в воинской части пишет рапорт. Однажды замечено в одной гражданской организации (мною реально) применение рапорта. То есть эта организация в своем делопроизводстве рапорт сделала универсальным видом документа и его применяли и вместо заявления, и вместо заявки, и вместо служебной и докладной записок;
15) предлоги согласно чему или чего? Согласно статье или статьи? Согласно постановлению или постановления? Согласно положению или положения? Эти вопросы тоже вызывают затруднения и неприятные споры, особенно в государственных органах, где характерны интриги. И необязательно в Типовой инструкции специально писать эти, казалось бы, элементарные грамматические правила: хотя бы нужно отразить предложения с приведением примеров, используя словосочетания «Согласно приказу», «согласно статье», «согласно договору»;
16) Слово «договор» во множественном числе: «договора» или «договоры»? Хотя правильно будет «договоры». Но вместо «договоры» люди ошибочно привыкли применять «договора».
При постановке вопроса о том, что в Типовой инструкции многие проблемы не разъяснены, поступает стереотипный ответ о том, что, якобы, невозможно всё предусмотреть. Предусмотреть всё реально возможно и для этого созданы благоприятно сопутствующие условия. Так, имея уже разработанные типовые инструкции, можно ее всего лишь усовершенствовать и добавлять всё то, что перечислено выше как отсутствие многих правил.
Другой общей проблемой существующих типовых инструкций является то, что после их появления возникает почти объективная необходимость разработки каждой организацией своего регламента работы с документами, что в свою очередь порождает два новых проблем: первое, дополнительную волокиту разработки. Второе: из-за индивидуальных регламентов работы с документами, у каждой организации могут возникнуть свои собственные стандарты. И для чего тогда нужно в государстве вести политику единых правил делопроизводства? Также замечено, что некоторые умные авторы разрабатывают свою книгу по правилам делопроизводства и какие только ужасающие стандарты не придумывают. Почему такое происходит? Потому что утверждаемые Правительством типовые инструкции бессильны, неполны и от них мало помощи в самые нужные моменты или в случаях возникновения споров.
В случаях, когда каждая организация разрабатывает свои регламенты работы с документами пусть даже на основе официальной правительственной Типовой инструкции или когда некоторые авторы пишут свои книги о правилах делопроизводства, создается риск формирования шаблонных знаний гражданами, отклоненных от основных правил. Имеющий шаблонные знания гражданин рано или поздно поступит на работу в другие организации и он столкнется с другими стандартами.
Поэтому нужно отметить, что хорошо, полно и качественно разработанная инструкция по делопроизводству с полноценными, но не половинчатыми мыслями, вполне может стать таким исчерпывающим документом, что может отпасть необходимость разработки своих регламентов работы с документами организациями и учреждениями, даже если та или иная организация имеет свои особенности и тогда инструкцию можно не называть «Типовой», а «Единой». Всего лишь необходимо дать небольшое разъяснение об особенностях организации, в том числе о разнице между министерством и айыл окмоту, где в айыл окмоту в отличие от министерств нет управлений, отделов, количества сотрудников значительно меньше, от чего меняются особенности применения тех или иных правил.
В заключение отметим, что принимаемые Правительством типовые инструкции половинчаты – как сказано выше, очень многие правила абсолютно отсутствуют. Также вместо того чтобы способствовать решению проблемы, создают новые проблемы.
Улан ДУЙШЕНАЛЫ, Лауреат Международной литературно-общественной премии Международной академии русской словесности (Москва), обладатель диплома Финалиста Московской литературной премии в номинации «Фантастика», совместного Диплома Интернационального Союза писателей и Союза писателей Луганской Народной Республики и Диплома номинанта Московской литературной премии-биеннале 2020-2022.
