Из Концепции делопроизводства Кыргызской Республики.
В своей трудовой деятельности приходилось встречать разных проверяющих, у которых спектр требований субъективно и необоснованно расширяется. Когда проверяющий предъявляет претензии относительно полноты речи выступающих в протоколах, я не думаю, что это является предметом их проверки. Скорее предметом проверки должна быть юридическая сила протокола, действителен он или нет, где юридическая сила достигается его правильным оформлением соблюдением кворума, полнотой реквизитов и так далее. Но никак то, как полностью или кратко написана речь выступающих.
Обратим внимание на пункт 31 Типовой инструкции по делопроизводству в Кыргызской Республике, утвержденной постановлением Правительства Кыргызской Республики от 3 марта 2020 года № 120:
«31. Протоколы могут издаваться в краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение. В этом случае повестка дня не пишется; список присутствовавших отделяется от основной части протокола сплошной чертой».
А вот как очень хорошо написано в советской книге «Секретарское дело» Т.Н. Бондырева, изданном издательством «Высшая школа» в 1989 году:
«В зависимости от полноты освещения хода заседания протоколы могут быть краткими и полными. В кратких протоколах указывают в текстовой его части повестку дня, фамилии выступавших, темы выступлений и принятые решения. Полные тексты выступлений не приводятся. Такие протоколы не дают представления о ходе обсуждения вопросов, поэтому предпочтительнее полные протоколы, содержащие выступления всех участников работы коллегиального органа, дающие возможность судить не только о характере самого собрания, совещания, но и о деятельности организации в целом. Краткие протоколы могут вестись на оперативных производственных совещаниях, а также в тех случаях, когда заседания стенографируются или записываются с помощью звукозаписывающей аппаратуры, подписанные председателем и секретарем стенограммы прилагаются к протоколу».
Как видно текст книги «Секретарское дело» дает человеку больше знаний о составлении протокола нежели наши типовые инструкции. Понимаем, что Типовая инструкция не книга, чтобы в ней писать подробные разъяснения. Тем не менее эту проблему можно решить, добавив всего одно предложение.
Аргументы:
Прочитавший действующую Типовую инструкцию человек может подумать, что протокол бывает кратким и полным, где при полном протоколе я обязан писать речь выступающего обязательно полностью, даже если его та или иная конкретная речь далека от существа вопроса повестки дня. Поэтому нужно дать такое пояснение, что вопрос решения писать речь выступающего полностью или не писать, ЯВЛЯЕТСЯ ВНУТРИХОЗЯЙСТВЕННЫМ ДЕЛОМ УЧРЕЖДЕНИЯ, А НЕ ТРЕБОВАНИЕМ ПРИДИРЧИВЫХ ПРОВЕРЯЮЩИХ, которые могут придти на проверку и императивно диктовать свои правила, что речь выступающего надо было писать полностью. Исходя из этих соображений, пишущий протокол секретарь, самостоятельно или по указанию своего руководства должен решать, как полностью писать речь выступающих?
К примеру, логично, чтобы на конкурсе на госслужбу на собеседовании речь конкурсанта, отвечающего на вопросы членов конкурсной комиссии, обязательно нужно писать полностью. Это позволит дать сравнительную оценку между конкурентами и защитит секретаря и членов конкурсной комиссии, если проигравший конкурсант пожалуется относительно итогов конкурсного отбора.
Предлагается следующая редакция с дополнением:
В действующей Типовой инструкции: «31. Протоколы могут издаваться в краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение. В этом случае повестка дня не пишется; список присутствовавших отделяется от основной части протокола сплошной чертой».
Предложение добавить: «Вопрос о необходимости писать речь выступающего полностью решается по усмотрению секретаря заседания в зависимости от степени значимости речи выступающего или по указанию председательствующего (руководства).
Другая проблема в Типовой инструкции:
«Инициалы и фамилии выступающих пишутся без отступа от левого края, после них ставится двоеточие. Содержание выступлений печатается с отступом от левого края на ширину инициалов и фамилий выступающих».
Комментарий:
Это вовсе не эстетично и создает весьма много пустых площадей на бумаге. Также усложняет работу на компьютере, если сотрудник плохо владеет работой на компьютере и не знает, как делать отступление на ширину фамилии.
И еще теперь педантичные проверяющие будут «мерить линейкой» ширину отступления от левого края и требовать делать отступление. Ведь это приводит к нерациональному использованию бумаги, где объем протокола может быть увеличен на несколько страниц.
Еще одна проблема:
Существуют спорные требования проверяющих о том, что протоколы планёрок нужно готовить в журналах или тетрадях, но не набирать на компьютере, иначе, якобы, лист протокола в любое время можно подменить. Тогда давайте запретим все приказы и другие документы набирать на компьютере и лучше писать в тетрадях, чтобы их тоже невозможно было подменить?
Во избежание таких споров и конфликтов с проверяющими, в правилах делопроизводства важно обязательно написать об этом, причем допускать набор протокола планерки на компьютере, на усмотрение самой организации: либо писать в журнале, либо набирать на компьютере если им так удобно.
Улан ДУЙШЕНАЛЫ, специалист государственного управления.
