Граждане не ведают, что есть такие препятствия как письма и отчёты, из-за которых государственные служащие плохо работают. И думают, что плохая работа из-за безответственности, некомпетентности и отсутствия профессионализма. Но это не всегда так.
Итак, поехали:
В системе государственной службы и муниципальной службы (муниципальная служба – это работа в мэриях и айыл окмоту) есть “диверсионная” проблема, о которой не принято говорить; не решаются говорить; критично могут оценить как отговорка; не знают либо закрывают глаза. И это проблема очень сильно тормозит развитие Кыргызстана, так как является мощным отвлекающим фактором госслужащих и муниципальных служащих от плодотворной работы и качественной службы народу и государству. Также является причиной понижения профессиональных качеств и компетентности госслужащих и муниципальных служащих, генератором суетливого режима работы. Это бесконечные письма, письма и ещё раз письма и отчёты, в том числе статистические, шквал весьма срочных и одновременно комплексных заданий.
Забегая вперёд, зададимся вопросом, нужны ли письма и отчёты? Статистические отчёты нужны, так как статистика – это наука. Отчёты тоже нужны, так как это метод контроля исполнения заданий и одна из функций менеджмента. Письма тоже нужны как метод управления и как функция документационного обеспечение управления. То есть через письма, приказы, постановления, указы, протокольные задания даются разные государственные задания и через ответы на письма контролируется исполнение заданий.
Однако из-за бесконечного множества писем и отчётов, в том числе бессмысленных и не очень важных возникают следующие проблемы:
1. Госслужащие и муниципальные служащие вместо того, чтобы заниматься практическими делами, практически развивать сёла и города, выезжать на объекты и решать общественные проблемы, целыми днями вынуждены засиживаться в кабинетах и заниматься письмами.
2. Госслужащие и муниципальные служащие не всегда могут внимательно принимать обращающихся граждан и полноценно удовлетворять их запросы, так как они очень заняты письмами и отчётами.
3. Госслужащие и муниципальные служащие не могут разрабатывать грамотные и прогрессивные управленческие решения, предложения для своих руководителей, то есть для мэров, глав айыл окмоту, акимов. Так как они очень заняты письмами и отчётами. При этом надо знать, что если в городе или селе строится что-то новое, что-то обновляется, развивается инфраструктура, то это не значит, что это личные идеи и заслуги только мэра, главы айыл окмоту или акима. Одной из функций рядовых госслужащих и муниципальных служащих (специалиста, ведущего специалиста, главного специалиста, заведующего сектором, начальника отдела) является давать предложения своему мэру, главе айыл окмоту, акиму. И еще нужно знать, что многие дела выполняются руками рядовых госслужащих и муниципальных служащих (специалиста, ведущего специалиста, главного специалиста, заведующего сектором, начальника отдела), а не только мэрами, главами айыл окмоту или акимами. К примеру, привлечением инвесторов может заниматься не только мэр, но и рядовой специалист отдела экономики. И бесконечные письма и отчёты могут помешать рядовому специалисту как можно больше найти инвесторов. Выявлять различные проблемы в городе или в селе, незаконные действия граждан в городе или в селе, нарушения законодательства или предпринимателей в городе или в селе и разрабатывать пути их решения и устранения нарушений и давать предложения мэру, главе айыл окмоту или акиму ведут именно рядовые специалисты, а не всегда главы айыл окмоту, мэры или акимы. А как рядовой госслужащий или муниципальный служащий может выйти на улицу и заниматься проблемами города или села, если он вынужден засиживаться в кабинете и писать письма и отчёты?
4. Госслужащие и муниципальные служащие физически не успевают разрабатывать различные проекты и программы развития городской и сельской инфраструктуры.
5. Госслужащие и муниципальные служащие физически не успевают по обращениям граждан выезжать на места для изучения и решения их проблем, так как очень заняты письмами и отчётами.
6. Госслужащие и муниципальные служащие не всегда могут качественно, полноценно и внимательно составлять (писать) письма, так как за этим письмом ожидают следующие письма, горящие по срокам.
7. Госслужащие и муниципальные служащие не могут проявлять творческого подхода к работе, проявлять креативность, так как они очень заняты спешными письмами и отчётами. А творческий подход на работе необходим.
8. Госслужащие и муниципальные служащие не могут отпрашиваться в больницу в случае необходимости, так как их будут искать и торопить срочно возвращаться на работу и писать письма и отчёты, так как руководство из области, госслужащие из министерств, госкомитетов и административных ведомств и других государственных органов торопят их срочно давать отчёты, сведения и писать ответные письма.
9. Госслужащие и муниципальные служащие не могут выходить в трудовые отпуска: формально выходят, приказ об отпуске издаётся, отпускные выплаты выдаются, но практически каждый день приходят на работу и дописывают письма и отчёты или помогают своим коллегам, которые не успевают выполнять свои работы. В лучшем случае вынуждены постоянно быть на телефонной связи, чтобы в случае необходимости спешно оказать помощь коллегам и в таких случаях не обеспечивается полноценный отдых в отпуске. Отзыв из отпуска через две недели – негативная традиция в порядке вещей.
10. Госслужащим и муниципальным служащим некогда изучать или повторять законы, чтобы постоянно повышать уровень компетентности и развивать профессионализм, так как они очень заняты письмами и отчётами.
11. Госслужащим и муниципальным служащим некогда учиться как правильно и грамотно составлять (писать) акты, протоколы и разрабатывать проекты приказов, так как они очень заняты письмами и отчётами.
12. Госслужащим и муниципальным служащим некогда изучать грамматику кыргызского и русского языков, чтобы научиться грамотно письма составлять (писать).
13. Госслужащих и муниципальных служащих будут штрафовать, если своевременно письменно не ответят письменным обращениям граждан. Такая норма вводится в законодательство Кыргызской Республики.
Что происходит на практике?
1. Даже если государственные и муниципальные служащие будут задерживаться на работе после работы допоздна, всё равно не будут успевать выполнить все письма и отчёты.
2. Во время работы государственные и муниципальные служащие одно пятиминутное письмо могут составлять (писать) либо целый час, либо пол дня, а то и целый день, так как из-за чрезвычайно большой разнонаправленной нагрузки, спешных и срочных заданий вынуждены многократно приостанавливать писать письмо.
3. Государственные служащие и муниципальные служащие вынуждены одновременно выполнять по несколько работ, урывками и отрывками, часто переключаясь из одной работы в другую, вынуждать пришедших на приём граждан подождать, так как их очень торопят срочные задания. Может гражданин кое-то веки с трудом отпросился от работы и он очень торопится. А тут очень торопится и госслужащий и не успевает принять гражданина.
4. Государственные и муниципальные служащие затрудняются ставить приоритеты, то есть что выполнить в первую очередь, что во вторую очередь, так как в один и тот же момент на его плечи могут свалиться несколько одновременно приоритетно срочных заданий. Иногда госслужащий или муниципальный служащий может впасть в прострацию, не зная с чего начать.
5. Государственные и муниципальные служащие затрудняются выбрать, что делать в определённо назначенное время: выехать на место по обращению гражданина, чтобы изучить и решить его проблемы на местах, или отложить выезд, бессовестно отказаться от обещания, данное гражданину, тем самым дискредитируя облик госслужащего/муниципального служащего и выполнить срочно поступившее задание? Если выехать на объект по обращению, жалобе гражданина и оставить срочные письма и отчёты, то государственного служащего/муниципального служащего привлекут к ответственности из-за того, что он не выполнил срочное задание, то есть не предоставил письмо, сведения или отчёт, который неожиданно и спешно запросил сотрудник из вышестоящего государственного органа. А сотрудник из вышестоящего государственного органа так и норовит позвонить главе айыл окмоту, мэру, акиму и доложить (“донос”) о том, что Ваш Эшматов или Ташматов не дал письмо или отчёт, таким образом создавая сложную морально-психологическую атмосферу в коллективе. А иногда пишут докладные записки и предлагают провести служебное расследование и привлечь к ответственности госслужащего/муниципального служащего, деморализуя госслужащих/муниципальных служащих в коллективе. Хотя госслужащий или муниципальный служащий не делал это от безотсвенности или халатности. А просто физически не успел. Но такую объективную причину не принято признавать и хладнокровно требуют всё равно его “расстрелять”.
6. Сотрудники из республиканских государственных органов часто спускают письма, составленные сегодня и ответ требуют в лучшем случае предоставить на следующий день до назначенного часа, либо в худшем случае сегодня же до 12 часов дня. И что в такой ситуации делать госслужащему или муниципальному служащему, если на сегодня у него запланированы другие такие же срочные письма, или выполнение других важных задач, в том числе общественных?
7. У каждого сотрудника мэрии и айыл окмоту на плечах постоянно 50-100 писем, от которых нужно целыми днями отписываться. Также постоянно по 5-10 или 20 просроченных писем, из-за которых областные и республиканские госорганы требуют принять меры в отношении госслужащего/муниципального служащего.
8. Каждое утро, то есть рабочий день госслужащего и муниципального служащего начинается с жадного и волнительного просмотра количества писем, в том числе просроченных на своем компьютере – в системе электронного документооборота, где госслужащий/муниципальный служащий испытывает определённый стресс а иногда и прострацию, не зная с чего начать.
9. На WhatsApp-связи госслужащего/муниципального служащего может быть от одного до нескольких групп, созданных отделами районных государственных администраций и отделами полномочных представительств Президента Кыргызской Республики в областях. И госслужащие и муниципальные служащие как лётчики должны быть собранными, внимательными, иметь хорошо развитую реакцию и одновременно успевать следить и за письмами в системе электронного документооборота на компьютере и успевать отслеживать каждое срочное задание, поступающее по WhatsApp-связи. За упущение срочного задания по WhatsApp-связи сотрудники из района или области ругают сотрудника мэрии (айыл окмоту) и иногда звонят акиму, мэру или главе айыл окмоту наказать того или иного сотрудника.
10. Поступают и весьма благородные письма-задания, постановления Кабинета Министров, Указы Президента, в которых отражены прекрасные проекты-задания. К сожалению государственные и муниципальные служащие физически могут не успеть для их качественного и полнокровного выполнения.
Что предлагается для решения проблем?
1. Рекомендовать государственным служащим государственных органов республиканского и областного уровней сем раз отмерить и один раз отрезать, то есть проанализировать, насколько важно составляемое в данный момент письмо, прежде чем составить письмо и спустить его в айыльные окмоту и мэрии через районные государственные администрации (что в голову взбредёт, то и пишут иногда).
2. Запретить государственным служащим государственных органов при составлении писем для спуска в айыльные окмоту и мэрии Кыргызстана (разумеется, письма спускаются в область, область переспускает в район, а районы перенаправляют в мэрии и айыл окмоту – словно область и район посредники-почтальоны) указывать срочность на тот же день, на следующий день. Если письмо действительно срочное, то срок исполнения должен указываться не раньше чем после завтрашнего дня, чтобы не нарушать запланированные работы в мэриях и айыл окмоту Кыргызстана.
3. Отменить практику обязательного ответа письму, если оно по сути пришло как для сведения или исполнения. А то на практике требуют обязательно писать ответы на каждое письмо, даже если нет такой необходимости. К примеру, если пришло письмо, в котором указано задание ежемесячно или ежеквартально давать письменный ответ, то зачем писать ответ вроде как: “Письмо получено, приняли к исполнению, ежемесячно или ежеквартально готовы предоставлять отчёт (вроде: обещаем, клянёмся)”. Не надо на такой ответ терять пяти-десяти минутное время, когда из-за чрезмерной бюрократической нагрузки каждая минута на госслужбе и муниципальной службе дорога. Лучше дождаться наступления времени месячного или квартального отчёта и только тогда дать первый ответ.
4. Расширить периодичность отчётов, насколько это возможно: полугодовые до годовых, квартальные до годовых или если это невозможно, то до полугодовых. Месячные до полугодовых или если это невозможно, то до квартальных. Это обусловило бы сокращение общее количество бумаготворческих работ.
5. Привлекать к ответственности государственных служащих, которые спускают весьма срочные письма с такими кратчайшими сроками исполнения как сегодня разослали письмо и сегодня же требуют ответа или ответ требуют на следующий день.
Аргумент: таким образом такие государственные служащие нарушают нормальный ритм работы (ритм всегда ненормальный) районных государственных администраций, айыльных окмоту и мэрий Кыргызстана и вынуждают работу выполнять в спешке, некачественно и часто без обеденного перерыва в голодном состоянии.
6. Привлекать к ответственности государственных служащих, которые дублируют письма, где в один и тот же айыл окмоту или в одну и ту же мэрию спускается одно и то же письмо из разных отделов или из различных государственных органов.
7. Запретить государственным служащим управлять сотрудниками айыл окмоту и мэрий Кыргызстана посредством WhatsApp-связи, создавая критические ситуации в дефиците времени и более того создавать сам дефицит времени кроме случаев, когда это действительно важно. В том числе спускать письма по WhatsApp-связи кроме случаев, когда ситуация не терпит отлагательств. Ведь писем в официальном канале, то есть в системе электронного документооборота и так очень много.
8. Внести в законодательство о государственной службе такие квалификационные требования, чтобы гражданин прежде чем поступил на госслужбу в областной госорган или республиканский госорган, хотя бы один год проработал на районном уровне или в айыл окмоту или в мэрии. Тогда они будут иметь представление о реальной ситуации в мэриях и айыл окмоту и будут понимать, что необоснованно спешные письма создадут, по сути, “диверсионную” ситуацию против своей Родины (укрепление и развитие кыргызской государственности).
9. Внести в законодательство о государственной службе такие нормы, чтобы государственные служащие области и республики на определённый срок работали в мэриях и айыл окмоту или проходили практику, особенно в отчётные периоды, чтобы знали, какая колоссальная нагрузка царит в мэриях и айыл окмоту. И тогда они будут понимать и знать, работая в области или в республиканском уровне, нельзя спускать слишком много писем, тем более спешных, срочных, необдуманных, необоснованных.
Внимание. Автор настоящей статьи имеет такие понятия как требование стрессоустойчивости в критических ситуациях, собранности, стойкости и терпеливости. Но бесчисленное множество писем и отчётов такими деловыми качествами не одолеть. “Аз болсо да, саз болсун” – перевод пословицы: пусть будет меньше, да лучше (то есть пусть письмо будет качественнее). Шашкан – шайтандын иши – перевод пословицы: спешная работа – от сатаны. Поспешишь, народ насмешишь.
Улан Дуйшеналы, бывший сотрудник айыл окмоту, мэрии, областной государственной администрации, Государственной кадровой службы, областного отдела МЧС. Резервист с самыми высокими баллами среди оппонентов на должность руководителя аппарата в разные мэрии и районные государственные администрации.
